دکتر جمشید دَوَنلو متخصص مغز و اعصاب

 شیر یادت نره
پیشنهادی برای مدیریت بهتر کارها


اگر بخواهید کاری را فراموش نکنید، یک نخ به دور انگشت خود می بندید. حالا اگر جزو آن هایی باشید که سرشان خیلی شلوغ است و همیشه کارهای زیادی برای انجام دادن دارند دیگر بستن نخ مشکل را حل نمی کند.

بعضی از مردم با استفاده از یک دفترچه یادداشت ساده، کارهای خود را مدیریت می کنند. افرادی هم هستند که با ابزارهای دیجیتالی ارتباط خوبی دارند و از نرم افزار های ویژه «مدیریت کار» بر روی موبایل یا کامپیوتر استفاده می کنند تا راحت تر کارهای خود را فهرست و مدیریت کنند. اما اگر بخواهید مدرن تر عمل کنید، نوبت به استفاده از «نرم افزارهای مبتنی بر وب» ساخته شده برای مدیریت کار ها می رسد. جایی که داستان ما شروع میشود.

Remember The Milk یکی از «نرم افزارهای مبتنی بر وب» رایگان است که ساخته شده تا از طریق آن کارهای خود را مدیریت کنید. تا پیش از این برای استفاده از نرم افزارها، آن ها را روی کامپیوتر نصب می کردیم. اکنون این فرصت فراهم شده که با اتصال به اینترنت از نرم افزارهایی استفاده کنیم که روی کامپیوتر نصب نمی شوند و از طریق پنجره مرورگر به آن ها دسترسی داریم.

خیلی ها معتقدند که با افزایش سرعت اینترنت و سهولت دسترسی به آن، Web applications یا همان «نرم افزارهای مبتنی بر وب» آینده نرم افزارها را تشکیل می دهند. Remember The Milk هم یکی از آن هایی ست که نه یک وب سایت بلکه یک «نرم افزار مبتنی بر وب» است.


چرا از Remember The Milk استفاده کنیم؟

استقبال از نرم افزارهای «مدیریت کار» روز به روز بیشتر می شود. افرادی که از این سیستم ها استفاده می کنند، خیلی زود می فهمند که با استفاده از آن می توانند بازدهی کاری بیشتری داشته باشند. اما انتخاب یک نرم افزار مناسب هم در این میان اهمیت زیادی دارد. گزینه های زیادی برای این کار وجود دارد: «از نرم افزار های نصب شونده بر روی کامپیوتر مانند Microsoft Outlook گرفته تا دیگر «نرم افزارهای مبتنی بر وب» مانند Hi Task و Todoist.»

در میان تمام این انتخاب ها، Remember The Milk به سه دلیل گزینه بهتری محسوب می شود: «کار کردن راحت، سرعت بیشتر و سهولت دسترسی.»

کار کردن راحت

عضویت در Remember The Milk رایگان است. پس از یک ثبت نام سریع فقط با یک کلیک می توانید یک کار جدید ایجاد کنید. متن آن را تایپ کنید و دکمه Enter را بزنید. حالا شما یک کار جدید را به فهرست کارهای خود اضافه کرده اید. می توانید برای انجام کار زمان مشخصی را تعیین کنید، کار را تکرار پذیر تعریف کنید و یا حتی مکان اجرای کار را روی Google Maps مشخص کنید. نرم افزار های «مدیریت کار» معمولا پیچیده هستند. در Remember The Milk تقریبا بدون هیچ آموزشی می توانید تمام کارهای اصلی را انجام دهید.

سرعت بیشتر

سرعت کند اینترنت، کار با «نرم افزارهای مبتنی بر وب» را کند تر از نرم افزارهایی می کند که بر روی کامپیوتر نصب می شوند. اما در مورد Remember The Milk موضوع به این شکل نیست. محیط بدون گرافیک و سبک آن باعث میشود که سرعت آن از برخی نرم افزارهای مدیریت کار که بر روی کامپیوتر نصب میشوند مانند Microsoft Outlook هم بیشتر باشد. برای سرعت بیشتر در مدیریت کارها Remember The Milk از کلید های میانبر (Keyboard shortcuts) هم پشتیبانی می کند.

دسترسی دایمی، حتی وقتی که به اینترنت متصل نیستید

به طور معمول، برای کار کردن با یک «نرم افزار مبتنی بر وب» باید به اینترنت متصل بود. این یک عیب بزرگ است. تصور کنید در یک جلسه مهم کاری، امکان دسترسی به کارها و برنامه ها را نداشته باشید. چون اینترنت قطع است. Remember The Milk این مشکل را حل کرده است.

با نصب یک افزونه به نام Google Gears بر روی مرورگر، تمام امکانات در حالت آفلاین هم در دسترس شما است. می توانید در فهرست های کاری حرکت کنید و هر تغییری که لازم است را اعمال کنید. تمام کارهای انجام شده در اولین اتصال به اینترنت با کامپیوتر مرکزی به روز رسانی خواهد شد.

خوبی نرم افزارهای نصب شونده بر روی کامپیوتر این است که در نبود اینترنت امکان استفاده از آن ها وجود دارد. در مقابل برتری «نرم افزارهای مبتنی بر وب» این است که کاربر وابسته به یک کامپیوتر یا دستگاه خاص نیست و می تواند از هر مکانی به اطلاعات شخصی خود دسترسی داشته باشد. Remember The Milk هر دو قابلیت را در یک جا جمع کرده است.

از همه جا روی سر خود کار بریزید

برای تعریف یک کار جدید لازم نیست که حتما به صفحه مخصوص کارها بروید. می توانید از طریق ایمیل یک کار جدید به لیست اضافه کنید. Remember The Milk یک آدرس ایمیل اختصاصی به شما میدهد تا با ایمیل زدن به آن بتوانید کار جدید تعریف کنید. راه دیگر استفاده از توییتر است. اگر جزو کاربران سرویس میکروبلاگ نویسی توییتر هستید با استفاده از صفحه راهنمای توییتر می توانید از طریق توییتر کار جدید تعریف کنید و یا کارهای قبلی را تکمیل کنید.

برای کاربران سرویس تقویم گوگل هم امکان الحاق Remember The Milk به تقویم فراهم شده است. با اضافه کردن Remember The Milk به «صفحه خانگی شخصی سازی شده» هم می توانید از طریق صفحه شخصی تان در Netvibes یا iGoogle به طور مستقیم کارها را مدیریت کنید.

در میان این امکانات یک افزونه (Add-on) برای مرورگر فایرفاکس هم در دسترس است که این نرم افزار را در Gmail اضافه میکند. از طریق این افزونه Remember The Milk به صندوق پستی Gmail اضافه می شود و از آن جا می توانید به طور مستقیم کارها و ایمیل ها را با هم مدیریت کنید.

Remember The Milk یک سرویس پولی هم دارد که با عضویت در آن از طریق نرم افزاری به نام MilkSync به کارها از طریق کامپیوتر جیبی دسترسی خواهید داشت. اما اگر با موبایل به اینترنت دسترسی داشته باشید می توانید به رایگان از نسخه موبایل استفاده کنید.

طبقه بندی وظایف

 

در یک نرم افزار «مدیریت کار»، دسته بندی درست کارها اهمیت زیادی دارد. در Remember The Milk می توانید فهرست های مختلفی برای کارهای متفاوت درست کنید. برای مثال یک فهرست برای کارهای شخصی، یک فهرست برای کارهای مدرسه، دانشگاه و یا خرید های روزانه درست کنید.

برچسب زدن به کارها (tagging) یکی از قابلیت های مهم است که برای دسته بندی بهتر کارها در اختیار شماست. در کنار آن می توانید برای کارها اولویت قایل شوید و کارها را بر اساس اولویت بندی انجام دهید. امکان جستجوی پیشرفته هم در میان کارها وجود دارد.

یادآوری کارها

در بخش Setting قسمتی به نام Reminders وجود دارد. از طریق آن می توانید تنظیمات لازم برای یادآوری اجرای کارها را فعال کنید.
Remember The Milk، از سه طریق کارها را به شما یادآوری می کند. به شما ایمیل میزند یا از طریق نرم افزارهای «پیام رسان فوری» مانند یاهو مسنجر یا گوگل تاک به شما یادآوری می کند. آخرین راه ارسال SMS به موبایل است که متاسفانه این سرویس، موبایل های ایران را پشتیبانی نمیکند.

پشتیبانی از زبان های مختلف

Remember The Milk به خوبی با زبان های مختلف از جمله فارسی کار می کند. در بخش سرویس ها قسمتی جهت ترجمه محیط کاربری به زبان های مختلف وجود دارد که کاربران داوطلب می توانند محیط نرم افزار را به زبان مادری خود ترجمه کنند. کاربران ایرانی هم در این بخش فعال بوده اند همانطور که در صفحه آمار ترجمه دیده می شود تاکنون 70 درصد محیط کاربری به زبان فارسی ترجمه شده است. اگر علاقمند باشید می توانید به صورت داوطلبانه در ترجمه کمک کنید. وقتی که کار ترجمه کامل شود، زبان فارسی هم به مجموعه زبان های محیط کاربری اضافه خواهد شد.

به اشتراک گذاری کارها

در Remember The Milk می توان فهرست های اشتراکی درست کرد. اگر با چند نفر روی یک پروژه کار می کنید می توانید یک فهرست به نام پروژه تان درست کنید و کارها را در آن قرار دهید. با استفاده از برچسب ها می توانید هر کار را به عضوی از گروه اختصاص دهید. می توان برای هر کار یادداشت گذاشت و توضیحات اضافه کرد یا کار را به صفحه ای در اینترنت لینک کرد.

برنامه خود را به دیوار بزنید

اگر دوست داشته باشید که مثل دوران مدرسه برنامه هفتگی دیواری داشته باشید کافی است که سری به قسمت Weekly Planner بزنید. در این جا بر اساس کارهایی که در طول هفته برنامه ریزی کرده اید یک برنامه هفتگی قابل چاپ تولید می شود. می توانید آن را پرینت کنید و به دیوار اتاق بزنید.

دنیا سریع شده است، برای عقب نماندن از آن استفاده از سیستم های مدیریت کار و زمان اجتناب ناپذیر خواهد بود. هر چند که هنوز خیلی ها فکر می کنند که مصرف آن ها محدود به افرادی است که مشغله کاری زیادی دارند.

حتی اگر جزو این دسته از افراد نیستید، با امتحان کردن یک سیستم «مدیریت کار» خواهید دید که استفاده از آن باعث می شود که از وقت خود بهتر استفاده کنید، کار ها را به موقع انجام دهید و ضمنا هیچ وقت شیر را فراموش نکنید.